コラム オフィス設計の進め方を徹底解説！失敗しないためのポイントとは？

オフィス設計とは、企業の目的や事業戦略を達成するために、オフィス空間全体の構成やレイアウト、デザインを計画することを指します。従業員が快適かつ効率的に働ける環境を構築し、企業文化を形成する土台となる重要な取り組みです。

優れたオフィス設計は、従業員の働きやすさに直結します。業務に集中できる静かなスペースや、気軽にアイデアを交換できるコラボレーションエリアなどをオフィス内に適切に配置することで、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すことが可能です。その結果、個人の成長が促され、企業全体の生産性向上や組織力の強化にもつながります。

近年、働き方の多様化や人材確保の競争激化に伴い、オフィス設計の重要性が高まっています。テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークが普及する中で、オフィスは単なる「作業場所」から、「コミュニケーションを行い、新たな価値を創造する場所」へと役割が変化しています。魅力的で機能的なオフィスは、従業員のエンゲージメントを高めるだけでなく、採用活動においても企業の魅力を伝える重要な要素となっています。

オフィス設計にこだわることで、企業は具体的にどのような効果を得られるのでしょうか。ここでは、代表的な3つの効果について解説します。

適切に設計されたオフィスは、従業員の集中力や創造性を高め、生産性の向上に大きく貢献します。例えば、業務内容に合わせて作業場所を選べるABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の考え方をオフィス設計に取り入れたり、集中したいときに利用できる個室ブースを設けたりすることで、従業員は自身の業務に最適な環境で仕事を進めることができます。

働きやすさを重視したオフィス設計は、従業員の満足度を大きく左右します。快適なリフレッシュスペースや、自然光が差し込む明るいワークスペースは、従業員の心身の健康を支え、仕事へのモチベーション向上につながります。従業員満足度が高まることで、離職率の低下や定着率の向上につながり、長期的な人材確保という観点でも大きな効果を発揮します。

オフィス設計は、企業の理念や価値観を社内外に発信する「メディア」としての役割も担います。エントランスや会議室のデザインにコーポレートカラーやロゴを取り入れることで、来訪者に企業のブランドイメージを効果的に印象付けることができます。こうしたオフィス空間づくりは、対外的なブランディングだけでなく、「インナーブランディング」の一環として従業員の帰属意識や組織の一体感を醸成する効果も持ち合わせています。

理想のオフィスを実現するためには、計画的にプロジェクトを進めることが不可欠です。ここでは、オフィス設計における基本的な4つのステップを解説します。

まず初めに、現在のオフィスが抱える課題を明確にすることが重要です。オフィス設計を進める際には、従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、「コミュニケーションが取りづらい」「会議室が不足している」「休憩スペースが狭い」といった具体的な問題点を洗い出しましょう。この段階で幅広く現場の声を集めることで、後のオフィスコンセプト設計やレイアウト検討の精度が高まります。

次に、洗い出した課題や、企業が目指す姿をもとに、新しいオフィスのコンセプトを決定します。「コミュニケーションが活発になるオフィス」「イノベーションを生み出すオフィス」など、明確なコンセプトを設定することで、デザインやレイアウトに一貫性が生まれます。このコンセプトが、今後のオフィス設計における重要な判断基準となります。

近年では、デジタル技術を活用して業務や働き方を変革する「DXオフィス」という考え方も広がっています。コンセプト設計の段階でこうした方向性を取り入れることで、将来の拡張性や競争力を高めることが可能です。

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コンセプトが固まったら、ゾーニングを行います。ゾーニングとは、オフィスの各エリアを用途や目的、情報の機密性やセキュリティレベルに応じて大まかに区分けすることです。例えば、来訪者も利用する「パブリックスペース」、従業員が業務を行う「ワークスペース」、機密情報を扱う「セキュリティスペース」などに分け、それぞれの配置や動線を検討します。

ゾーニングで大枠を決めた後、デスクや椅子、キャビネットなどの具体的な配置を決めるレイアウト設計に移ります。従業員一人ひとりの作業スペースの広さや通路の幅、部署間の連携のしやすさなどを考慮し、快適性と機能性を両立させた配置を計画します。この段階で3Dパースなどを作成して完成イメージを共有すると、関係者間の認識のズレを防ぎやすくなります。

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オフィスは様々なエリアで構成されており、それぞれに求められる機能や役割が異なります。ここでは、主要なエリア別に設計のポイントを解説します。

エントランスは、来訪者が最初に目にする空間であり、まさに「企業の顔」です。企業のロゴやコーポレートカラーを効果的に使用し、ブランドイメージを伝えるデザインが求められます。また、受付システムの導入や待合スペースの確保など、来訪者と執務エリアを適切に分離する動線設計など、快適性とセキュリティを両立させた機能面への配慮も不可欠です。

ワークスペースは、従業員が最も多くの時間を過ごす場所であり、その設計は業務効率や情報セキュリティに直接影響します。部署内の連携を重視するなら対向式レイアウト、集中とコミュニケーションの両立を図るなら背面式レイアウトなど、業務内容や働き方に合わせたデスク配置を選択することが重要です。近年では、席を固定しないフリーアドレスを導入する企業も増えており、その場合は画面の視線対策や書類管理ルールなど、運用面での配慮も欠かせません。

会議室や応接室は、その利用目的や人数を明確にした上で設計することが大切です。顧客をもてなす応接室は、企業の品格が伝わるような上質な内装を、活発な議論を促す会議室は、大型モニターやホワイトボードなどを設置し、機能性を重視した設計を心がけましょう。あわせて、予約システムの導入や利用ルールの明確化により、効率的かつ安全な運用を実現できます。

従業員の心身の健康を保ち、生産性を維持するためには、質の高い休息が取れるリフレッシュスペースが重要です。執務スペースとは雰囲気を変え、カフェのようなリラックスできる内装にしたり、マッサージチェアや仮眠スペースを設けたりすることで、心身を効果的にリセットできます。あわせて業務情報が不用意に見聞きされないよう、ゾーニングや利用ルールにも配慮した空間設計を心がけましょう。

オフィス設計は多額の投資と時間を要するプロジェクトです。後悔しないためにも、事前に注意すべき点を押さえておきましょう。

オフィスの設計や工事には、建築基準法や消防法、労働安全衛生法といった法律が関わってきます。例えば、避難経路の確保やスプリンクラーの設置基準、執務室における一人当たりの必要面積など、遵守すべき項目は多岐にわたります。

また、海外でオフィスを設計・構築する場合は、国や地域（州・都市）ごとに建築基準や消防規制、労働安全に関する法令が大きく異なる点に注意が必要です。海外では、日本のように全国一律の基準ではなく、自治体単位で独自の規制が適用されるケースも多く、地域によっては日本以上に厳格な安全基準が求められることもあります。

これらの法規を無視して設計を進めると、後で大規模な修正が必要になる可能性があるため、計画段階で専門家と共に必ず確認しましょう。

参考：厚生労働省「事務所衛生基準のあり方の検討について」

オフィス設計には、デザイン費や内装工事費、家具購入費など、さまざまな費用が発生します。プロジェクトの初期段階で全体の予算を明確にし、業務効率やセキュリティ対策などの重要度に応じて、各項目に優先順位をつけて費用を配分することが重要です。また、予期せぬ仕様変更や追加工事に備え、一定の予備費を確保しておくと安心です。複数の業者から見積もりを取り、コストと品質のバランスを比較検討することも忘れないようにしましょう。

従業員が安心して働ける環境を構築するためには、セキュリティと安全性の確保が最優先事項です。機密情報を扱うエリアには入退室管理システムを導入し、不正侵入や情報漏えいを防止するとともに、災害時に備えて避難経路を明確にするなど、物理的な対策を徹底する必要があります。また、年齢や身体的特性にかかわらず誰にとっても使いやすいユニバーサルデザインの視点を取り入れることも、安全なオフィス環境の構築には重要です。

働き方の変化とともに、オフィス設計のトレンドも進化し続けています。ここでは、近年注目されている3つのトレンドを紹介します。

ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）とは、業務内容や目的に応じて、働く場所や時間を従業員が自律的に選択する働き方です。これを実現するオフィスでは、集中作業用の個室ブース、複数人でのディスカッションに適したファミレス席、リラックスしながら作業できるソファ席など、多様なワークスペースが用意されています。従業員一人ひとりが最適な環境を選ぶことで、生産性や満足度の向上が期待される一方、ICT環境や情報セキュリティを含めた運用設計が重要となります。

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バイオフィリックデザインとは、人間が本来備えている「自然とのつながりを求める志向（バイオフィリア）」を満たすため、オフィス空間に植物や自然光、木材などの自然要素を取り入れる設計手法です。観葉植物の配置や、自然光が感じられるレイアウトにすることで、従業員のストレス軽減や創造性の向上といった効果が科学的にも示されています。

オフィスにおける偶発的なコミュニケーション（セレンディピティ）から、新たなイノベーションが生まれることは少なくありません。そのため、意図的にコミュニケーションが生まれやすい空間を設計する企業が増えています。例えば、コーヒースタンドやバーカウンターを設置したり、部署間の壁を取り払ったオープンなレイアウトにしたりすることで、従業員同士の自然な交流を促します。

オフィス設計を成功させるためには、パートナーとなる業者選びが極めて重要です。以下のポイントを参考に、自社に最適な業者を選びましょう。

まずは、企業のウェブサイトなどで、これまでの実績や具体的な施工事例を確認しましょう。自社の業種や規模に近い企業の事例が豊富であれば、業界特有の課題やニーズへの理解度が高いと期待できます。また、情報セキュリティや業務継続の観点から、入退室管理やゾーニングを適切に設計した実績があるかも重要なチェックポイントです。デザインのテイストが自社のイメージと合っているかも重要な判断基準です。

オフィス設計プロジェクトは、コンセプト策定からデザイン、内装工事、家具の選定、引越し、アフターフォローまで多岐にわたります。これらの工程をすべて一貫して任せられる「ワンストップ対応」の業者であれば、担当者の負担を大幅に軽減でき、プロジェクト全体をスムーズに進行させることが可能です。

プロジェクトを円滑に進めるためには、担当者との円滑なコミュニケーションが不可欠です。こちらの要望を的確に理解し、専門的な知見から的確な提案をしてくれるか、また疑問や不安に対して迅速かつ真摯に対応してくれるかなど、打ち合わせを通じて担当者の対応力や姿勢を見極めましょう。信頼関係を築けるパートナーを選ぶことで、認識齟齬やリスクを抑えた安定したプロジェクト運営につながります。

オフィス設計は、単なる空間作りではなく、企業の未来を創造するための重要な経営戦略です。本記事で解説した進め方やポイントを参考に、自社の課題を解決し、従業員一人ひとりが能力を最大限に発揮できる理想のオフィス環境を実現してください。信頼できるパートナーと共に、企業の成長を加速させるオフィス設計プロジェクトを成功させましょう。

快適なオフィス設計には、レイアウトの美しさに加え、セキュリティや運用性を考慮した使いやすいIT環境の整備が不可欠です。KDDIでは、内装デザインからネットワーク・ICTインフラまでをワンストップで提案します。

機能性とデザインを兼ね備えた、次世代のオフィス空間を実現させましょう。ぜひ詳細をご確認ください。